Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Hinter dem sperrigen Namen steckt eine einfache Frage: Kann das Finanzamt Ihre Buchhaltung nachvollziehen und darauf vertrauen, dass nichts nachträglich verändert wurde?
Die wichtigsten Grundsätze
- Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, keiner fehlt.
- Richtigkeit: Die Aufzeichnungen geben die Vorgänge zutreffend wieder.
- Zeitgerechte Erfassung: Vorgänge werden zeitnah erfasst, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich.
- Ordnung: Belege und Buchungen sind so geordnet, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit zurechtfindet.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Korrekturen erfolgen über Storno und Neubuchung.
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Beleg lässt sich bis zur Buchung verfolgen und umgekehrt.
Was das im Alltag bedeutet
Eine Rechnung, die einmal verschickt wurde, wird nicht mehr bearbeitet. Ist sie falsch, schreiben Sie eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur. Eine Excel-Tabelle als Kassenbuch ist problematisch, weil sich Einträge jederzeit unbemerkt ändern lassen. Und Belege, die elektronisch ankommen, etwa E-Rechnungen, bewahren Sie im Originalformat auf.
Aufbewahrungsfristen
Seit 2025 gelten verkürzte Fristen für Buchungsbelege wie Rechnungen: acht Jahre. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bewahren Sie weiterhin zehn Jahre auf, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Datenzugriff bei der Betriebsprüfung
Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf Ihre elektronischen Daten zugreifen, entweder direkt am System oder über eine Datenüberlassung in einem auswertbaren Format. Ihre Software sollte deshalb einen Export nach dem Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung liefern können.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Belege in Ihrem Betrieb entstehen, erfasst, gebucht und aufbewahrt werden. Viele kleine Betriebe haben sie nicht. Bei einer Prüfung kann das zu Schätzungen führen. Eine schlanke Dokumentation, die die tatsächlichen Abläufe beschreibt, genügt meist.
So hilft Komplea
Komplea schreibt Rechnungen beim Abschließen fest, danach sind sie gegen Änderungen gesperrt; Korrekturen laufen über Gutschriften. Jede Änderung an Stammdaten und Belegen steht im Protokoll mit Benutzer und Zeitpunkt. Archivierte Belege werden mit Prüfsumme gespeichert, und der GoBD-Export liefert die Daten für die Betriebsprüfung im Beschreibungsstandard. Mehr dazu auf der Seite Buchhaltung.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.