Bei größeren Aufträgen wollen Handwerksbetriebe nicht bis zum Schluss auf ihr Geld warten. Abschlagsrechnungen verteilen die Zahlungen auf den Baufortschritt. Damit am Ende alles stimmt, gibt es ein paar Regeln.
Wann dürfen Sie Abschläge verlangen?
Bei Werkverträgen dürfen Sie Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen verlangen. Grundlage ist der Wert der erbrachten und vertragsgemäßen Leistung. Bei Verträgen nach der VOB/B gelten ergänzende Regeln zu Fristen und Nachweisen. Am einfachsten ist ein Zahlungsplan, den Sie schon im Angebot oder Vertrag vereinbaren, zum Beispiel 30 Prozent bei Auftrag, 40 Prozent nach Rohbau und den Rest nach Fertigstellung.
Was gehört auf die Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung und braucht alle Pflichtangaben: Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Kennzeichnen Sie sie klar als Abschlagsrechnung und nennen Sie das Bauvorhaben.
Die Umsatzsteuer aus einer Abschlagszahlung entsteht für den Voranmeldungszeitraum, in dem das Geld eingeht, auch wenn die Leistung noch nicht fertig ist.
Die Schlussrechnung
In der Schlussrechnung rechnen Sie die gesamte Leistung ab und ziehen die erhaltenen Abschläge wieder ab. Dabei ist wichtig: Die Abschläge müssen mit ihren Netto- und Steuerbeträgen ausgewiesen werden, und zwar getrennt nach Steuersatz. Sonst weisen Sie die Umsatzsteuer doppelt aus und schulden sie gegebenenfalls auch doppelt.
Ein einfaches Beispiel: Gesamtleistung 20.000 Euro netto, darauf 19 Prozent Umsatzsteuer. Zwei Abschläge von je 6.000 Euro netto wurden bereits bezahlt. Die Schlussrechnung zeigt die 20.000 Euro mit 3.800 Euro Steuer und zieht davon zweimal 6.000 Euro netto mit je 1.140 Euro Steuer ab. Offen bleiben 8.000 Euro netto zuzüglich 1.520 Euro Steuer.
Häufige Fehler
- Abschläge nur als Bruttobetrag abgezogen, ohne Steuer auszuweisen.
- Abschlagsrechnungen ohne Pflichtangaben, etwa ohne Leistungszeitraum.
- Bezahlte Abschläge in der Schlussrechnung vergessen, weil sie in einem anderen Programm oder Ordner stehen.
So hilft Komplea
In Komplea legen Sie ein Projekt an und schreiben dazu Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt. Die Schlussrechnung übernimmt die gelieferten Leistungen des Projekts und zieht jeden Abschlag automatisch ab, getrennt nach Steuersatz. Offene Posten, Mahnungen und Buchungen laufen über dasselbe Projekt. Mehr dazu auf der Seite Handwerk und Montage.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.