Lexikon
Das Komplea-Lexikon
30 Begriffe aus dem Betriebsalltag, kurz erklärt und mit Verweisen in unseren Ratgeber.
A
Abschlagsrechnung
Rechnung über einen Teil der vereinbarten Leistung, meist nach Baufortschritt. Die Umsatzsteuer wird für den Zeitraum fällig, in dem die Zahlung eingeht. In der Schlussrechnung werden alle Abschläge mit ihren Steuerbeträgen wieder abgezogen. Mehr im Ratgeber Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.
Auftragsbestätigung
Schriftliche Bestätigung eines Auftrags an den Kunden mit Positionen, Preisen und Lieferbedingungen. In einer Warenwirtschaft entsteht sie meist mit einem Klick aus dem Angebot und reserviert die Ware im Lager.
B
BWA
Betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie fasst die Buchungen eines Zeitraums zu Umsatz, Kosten und Ergebnis zusammen und zeigt, wie das Unternehmen wirtschaftlich dasteht. Banken verlangen sie häufig bei Kreditgesprächen.
C
CAMT
Standardformat für elektronische Kontoauszüge (zum Beispiel CAMT.053). Es löst das ältere MT940 ab. Eine Buchhaltungssoftware liest CAMT-Dateien ein und ordnet Zahlungen den offenen Rechnungen zu.
Charge
Gruppe von Artikeln, die unter gleichen Bedingungen hergestellt oder eingekauft wurden, etwa mit gleichem Verfallsdatum. Über die Chargennummer lässt sich nachverfolgen, welcher Kunde welche Ware erhalten hat.
D
DATEV-Export
Datei im Format von DATEV, mit der Buchungen und Stammdaten an den Steuerberater übergeben werden. Damit muss der Steuerberater nichts abtippen, die Buchungen landen direkt in seinem Programm.
E
E-Rechnung
Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Mehr im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
EN 16931
Europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und wie sie aufgebaut ist. XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) erfüllen sie.
ERP
Enterprise Resource Planning: eine Software, die die Abläufe eines Unternehmens in einem System verbindet, etwa Verkauf, Einkauf, Lager, Buchhaltung und Kundenbeziehungen. Daten werden einmal erfasst und überall genutzt.
G
GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Mehr im Ratgeber GoBD einfach erklärt.
Gutschrift
Beleg, mit dem eine Rechnung ganz oder teilweise korrigiert wird, etwa bei einer Rücksendung. Umgangssprachlich heißt sie oft Gutschrift, steuerlich ist es eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung.
I
Inventur
Bestandsaufnahme aller Waren zu einem Stichtag. Gezählte Mengen werden mit dem Bestand im System verglichen, Differenzen werden gebucht. Mindestens einmal im Jahr ist sie Pflicht.
K
Kontenrahmen
Ordnungsschema für die Konten der Buchhaltung. In Deutschland sind SKR03 und SKR04 von DATEV am verbreitetsten. Welcher genutzt wird, legt das Unternehmen meist mit dem Steuerberater fest.
L
Leitweg-ID
Kennung, die öffentliche Auftraggeber für den Empfang von E-Rechnungen vergeben. Sie steht in der XRechnung und sorgt dafür, dass die Rechnung bei der richtigen Stelle ankommt.
Lieferschein
Begleitpapier zur Lieferung mit Artikeln und Mengen, ohne Preise. In der Warenwirtschaft bucht er den Lagerabgang und ist Grundlage für die spätere Rechnung.
M
Mahnwesen
Alle Schritte, mit denen ein Unternehmen offene Rechnungen einfordert, von der Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren. Mehr im Ratgeber Mahnwesen richtig machen.
O
Offene Posten
Rechnungen, die noch nicht oder nicht vollständig bezahlt sind, auf Kunden- wie auf Lieferantenseite. Die Offene-Posten-Liste zeigt, welches Geld noch eingeht und welches noch zu zahlen ist.
OSS
One-Stop-Shop: Verfahren, über das Unternehmen die Umsatzsteuer für Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern gesammelt beim Bundeszentralamt für Steuern melden, statt sich in jedem Land registrieren zu müssen.
P
Packzettel
Arbeitsliste für das Lager: Welche Artikel in welcher Menge für einen Auftrag zusammengestellt werden. Nach dem Packen entsteht daraus der Lieferschein mit den tatsächlich gepackten Mengen.
R
Reverse Charge
Umkehr der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG): Nicht der Leistende, sondern der Empfänger schuldet die Umsatzsteuer, etwa bei bestimmten Bauleistungen oder Leistungen aus dem EU-Ausland. Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, aber einen Hinweis.
S
SEPA-Lastschrift
Einzug von Beträgen vom Konto des Kunden auf Grundlage eines Lastschriftmandats. Der Kunde wird vorher über Betrag und Termin informiert (Vorabankündigung). Unternehmen können sie als Basis- oder Firmenlastschrift nutzen.
Skonto
Preisnachlass bei Zahlung innerhalb einer kurzen Frist, zum Beispiel 2 Prozent bei Zahlung in 10 Tagen. Beim Buchen wird auch die Umsatzsteuer anteilig korrigiert.
Stückliste
Liste der Bestandteile eines Artikels mit Mengen. Sie wird für Sets im Verkauf genutzt oder in der Fertigung, um aus Einzelteilen ein Produkt herzustellen.
U
USt-IdNr.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Geschäfte innerhalb der EU. Sie wird für steuerfreie Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gebraucht und kann beim Bundeszentralamt für Steuern bestätigt werden.
UStVA
Umsatzsteuer-Voranmeldung. Unternehmen melden dem Finanzamt monatlich oder vierteljährlich die Umsatzsteuer und die Vorsteuer. Die Zahlen ergeben sich aus den Buchungen des Zeitraums.
V
Verfahrensdokumentation
Beschreibung, wie Belege in einem Unternehmen entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Die GoBD verlangen sie; bei einer Betriebsprüfung kann sie angefordert werden.
W
Warenwirtschaft
Software für den Warenfluss eines Betriebs: Einkauf, Lager, Verkauf und die zugehörigen Belege. Sie ist das Herzstück eines ERP-Systems für Handel und Handwerk.
X
XRechnung
Deutsches Format für E-Rechnungen als reine XML-Datei. Es ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Mehr im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Z
ZM
Zusammenfassende Meldung: Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern über steuerfreie Lieferungen und Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern, mit deren USt-IdNr. und Beträgen.
ZUGFeRD
Format für E-Rechnungen, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten verbindet. Ab dem Profil EN 16931 erfüllt es die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Sieben Tage alles ausprobieren.
Mit Beispieldaten zum Durchklicken. Ohne Kreditkarte, endet automatisch.