Viele Betriebe bleiben bei ihrer alten Software, obwohl sie längst nicht mehr passt. Der Grund ist fast immer die Angst vor dem Umstieg: Daten könnten verloren gehen, der Betrieb könnte stillstehen. Mit guter Vorbereitung ist der Wechsel in wenigen Tagen erledigt.
1. Den richtigen Zeitpunkt wählen
Am einfachsten ist der Wechsel zum Beginn eines Monats oder Quartals, idealerweise zum Jahreswechsel. Dann trennt sich die Buchhaltung sauber: Alte Belege bleiben im alten System, neue entstehen im neuen.
2. Bestandsaufnahme machen
Klären Sie, was mitkommen muss:
- Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner
- Artikel mit Preisen, Einheiten und Lieferanten
- Lagerbestände zum Stichtag
- Offene Posten, also unbezahlte Rechnungen und Verbindlichkeiten
- Offene Angebote und Aufträge
- Laufende Verträge und Lastschriftmandate
Abgeschlossene alte Belege müssen meist nicht übernommen werden, sie bleiben im alten System oder im Archiv und werden dort aufbewahrt.
3. Daten aufräumen
Ein Umstieg ist die beste Gelegenheit, doppelte Kunden zusammenzuführen, alte Artikel auszusortieren und Anschriften zu prüfen. Was Sie jetzt bereinigen, schleppen Sie nicht ins neue System mit.
4. Nummern beibehalten
Kunden- und Lieferantennummern sollten gleich bleiben. Sie sind oft mit dem Steuerberater abgestimmt (Personenkonten) und stehen auf Lastschriftmandaten und alten Belegen. Rechnungsnummern laufen im neuen System lückenlos weiter.
5. Probelauf vor dem Stichtag
Übernehmen Sie die Daten zuerst in einen Testbestand und prüfen Sie Stichproben: Stimmen Anschriften, Preise, Bestände und die Summe der offenen Posten? Erst wenn alles passt, folgt die echte Übernahme.
6. Team und Steuerberater einbinden
Planen Sie eine kurze Einweisung für das Team und stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, ab wann der DATEV-Export aus dem neuen System kommt. Die Kontenzuordnung sollte vor der ersten Rechnung feststehen.
So hilft Komplea
Komplea liest Kunden, Lieferanten, Interessenten, Artikel, Preise und Bestände aus CSV- und Excel-Dateien ein, ordnet die Spalten automatisch zu und zeigt im Testlauf, was übernommen würde, bevor etwas gespeichert wird. Offene Posten übernehmen Sie als Vortrag, Nummernkreise laufen weiter. Für größere Umstiege übernehmen wir die Datenübernahme für Sie. Mehr dazu auf der Seite Umstieg.