Offene Rechnungen kosten Liquidität und Nerven. Ein klares Mahnwesen hilft, Geld schneller zu bekommen, ohne Kunden zu verärgern. Dabei lohnt es sich, die gesetzlichen Regeln zu kennen, denn sie sind für Unternehmen oft günstiger als gedacht.
Wann ist ein Kunde in Verzug?
Ein Kunde gerät in Verzug, wenn er nach Fälligkeit nicht zahlt und gemahnt wurde. Ist ein Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart, etwa im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung, ist keine Mahnung nötig: Der Verzug beginnt am Tag nach diesem Termin. Ein Datum, das nur einseitig auf der Rechnung steht, reicht dafür nicht sicher aus. Ohne Datum gilt die 30-Tage-Regel: Der Kunde ist spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn auf der Rechnung auf diese Folge hingewiesen wurde.
Verzugszinsen
Ab Verzug dürfen Sie Zinsen verlangen. Bei Geschäften zwischen Unternehmen betragen sie neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Privatkunden fünf Prozentpunkte. Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres; maßgeblich ist der Satz für den jeweiligen Zeitraum.
Die 40-Euro-Pauschale
Ist ein Unternehmen mit einer Zahlung in Verzug, können Sie zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Sie gilt je Rechnung und wird auf eventuelle Rechtsverfolgungskosten angerechnet. Bei Privatkunden gibt es diese Pauschale nicht; dort dürfen Sie nur tatsächlich entstandene Kosten verlangen, etwa Porto.
Wie viele Mahnungen?
Gesetzlich ist keine bestimmte Zahl vorgeschrieben. In der Praxis hat sich bewährt:
- Zahlungserinnerung: freundlich, ohne Gebühren, wenige Tage nach Fälligkeit.
- Erste Mahnung: mit neuer Frist und Hinweis auf Verzugszinsen.
- Letzte Mahnung: mit Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder eines Inkassos.
Wichtig ist eine einheitliche Linie: Kunden, die regelmäßig spät zahlen, merken schnell, ob nach der Erinnerung etwas folgt.
Tipps aus der Praxis
- Vereinbaren Sie Zahlungsziele mit Datum schon im Angebot oder Vertrag und nennen Sie das Datum auch auf der Rechnung.
- Bieten Sie SEPA-Lastschrift an. Was eingezogen wird, muss nicht gemahnt werden.
- Gleichen Sie Kontoauszüge täglich ab, damit niemand gemahnt wird, der schon gezahlt hat.
So hilft Komplea
Komplea schlägt fällige Mahnungen je Kunde vor, berechnet Verzugszinsen nach den gültigen Basiszinssätzen und setzt bei Unternehmen die 40-Euro-Pauschale an. Zahlungen aus dem Kontoauszug werden automatisch zugeordnet, Mahnungen gehen als PDF per Mail und stehen im Verlauf des Kunden. Mehr dazu auf der Seite Zahlungen und Mahnwesen.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.