Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen. Viele Betriebe haben davon bisher wenig gemerkt, denn die Pflicht kommt in Stufen. Hier steht, was wann gilt und was Sie jetzt tun sollten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein PDF, das per Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn es elektronisch ankommt. Die beiden gängigen Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.
Die Stufen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür technisch aus, die Rechnung muss aber lesbar gemacht und archiviert werden.
- Bis 31. Dezember 2026: Beim Ausstellen dürfen weiter Papierrechnungen verschickt werden, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch ein Jahr lang Papier- und PDF-Rechnungen nutzen.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen stellen für inländische Umsätze an andere Unternehmen E-Rechnungen aus.
Für wen gilt die Pflicht nicht?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber wie alle anderen empfangen können.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfang klären: Wer im Betrieb nimmt E-Rechnungen an, und wie werden sie lesbar angezeigt, geprüft und archiviert?
- Lieferanten und Kunden fragen: Wer verschickt bereits E-Rechnungen, wer erwartet welches Format, wer braucht eine Leitweg-ID (öffentliche Auftraggeber)?
- Software prüfen: Ihr Rechnungsprogramm sollte E-Rechnungen nicht nur erzeugen, sondern vor dem Versand auch gegen die Regeln der Norm prüfen. Fehlerhafte Dateien kann der Empfänger zurückweisen.
- Archiv sichern: E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren, ein ausgedrucktes PDF genügt nicht.
So hilft Komplea
Komplea erstellt XRechnung und ZUGFeRD direkt aus jeder Rechnung und prüft jede Datei vor dem Versand gegen die Norm EN 16931. Eingehende E-Rechnungen lesen Sie per Upload oder direkt aus dem Mailanhang ein, Komplea erkennt den Lieferanten und legt die Eingangsrechnung als Entwurf an. Das Original wird mit Prüfsumme archiviert. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.