Wer E-Rechnungen ausstellt, stößt schnell auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, wenn sie richtig erstellt sind. Der Unterschied liegt vor allem darin, wie die Rechnung beim Empfänger ankommt.
XRechnung: reine Daten
Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne Bild. Ein Mensch kann sie ohne passende Software nicht sinnvoll lesen, eine Buchhaltungssoftware dafür sehr gut. Die XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Diese verlangen meist zusätzlich eine Leitweg-ID, damit die Rechnung bei der richtigen Stelle landet.
ZUGFeRD: PDF mit Daten
ZUGFeRD verbindet beides: Die Rechnung sieht aus wie ein gewohntes PDF und enthält im Inneren die strukturierten Daten als XML-Datei. Der Empfänger kann sie ansehen wie bisher, seine Software liest die Daten automatisch aus. Damit eine ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung gilt, muss sie mindestens das Profil EN 16931 erfüllen. Die einfacheren Profile MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht.
Welches Format wofür?
- Öffentliche Auftraggeber: XRechnung, meist mit Leitweg-ID und über das jeweilige Rechnungsportal.
- Geschäftskunden: In der Regel ZUGFeRD, weil Empfänger mit und ohne passende Software damit zurechtkommen. Manche Kunden wünschen ausdrücklich XRechnung.
- Privatkunden: Keine E-Rechnung nötig, ein normales PDF genügt.
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Trotzdem lohnt es sich, das gewünschte Format je Kunde zu hinterlegen und im Zweifel kurz abzustimmen.
Woran E-Rechnungen scheitern
Die häufigsten Fehler sind fehlende Pflichtangaben (zum Beispiel Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr.), falsche Steuerkategorien und Rundungsdifferenzen zwischen Positionen und Summen. Solche Rechnungen kann der Empfänger zurückweisen. Gute Software prüft deshalb jede Datei vor dem Versand.
So hilft Komplea
In Komplea legen Sie je Kunde fest, ob er ZUGFeRD oder XRechnung bekommt. Mit hinterlegter Leitweg-ID wählt Komplea automatisch XRechnung. Jede Datei wird vor dem Versand gegen das Schema und die Geschäftsregeln der Norm EN 16931 sowie die deutschen Zusatzregeln geprüft, und zwar auf Ihrem Server, ohne Rechnungsdaten an fremde Prüfdienste zu schicken. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung.